Umiejętności pozwalające na efektywne przekazanie tego, co mamy do zakomunikowania są niezwykle istotne bez względu na to, czy widownię mamy tuż przed sobą, czy też oddziela nas od niej szklany ekran. W przypadku wystąpień online np. podczas webinarów mamy jednak zupełnie inną sytuację – wiele drobnych błędów może zostać niezauważonych – o co jest trudniej podczas prezentacji przed publicznością zgromadzoną np. na konferencji. Jednocześnie wystąpienia publiczne wciąż są jednym z największych lęków naszego społeczeństwa. Według Centrum Adrem [1] aż 25% osób zgłasza takie obawy.
Trudno się temu dziwić. Sposób zaprezentowania się i jakość wystąpienia potrafi powiedzieć sporo o umiejętnościach prowadzącego, jak również może znacząco wpłynąć na wizerunek naszej firmy (zarówno pozytywnie, jak i negatywnie). Jak zatem przygotować się do wystąpienia na scenie tak, żeby zostać zapamiętanym jak najlepiej?
Szansę na zrobienie dobrego pierwszego wrażenia mamy tylko jedną. Aby jej nie zmarnować, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie do nadchodzącego wystąpienia. Na jego całokształt składa się wiele drobnych elementów, które czasem łatwo pominąć. Świadomość ich istnienia i odpowiednie wykorzystanie umożliwia jednak pokazanie się jako osoba profesjonalna i pewna siebie. Co zatem przygotować? Jak się ubrać? Czego unikać i na co uważać?
Poznaj swoich odbiorców
Zanim zaczniemy planować całe swoje wystąpienie warto zastanowić się nad jednym, często pomijanym, elementem. Do kogo tak właściwie będziemy mówić? Czy będzie to prezentacja stricte biznesowa? A może będzie to prezentacja nowego produktu na konferencji, która ma przekonać potencjalnych klientów do zakupu? Sam Andrzej Drzycimski (w latach 1990–1994 rzecznik prasowy prezydenta RP Lecha Wałęsy) wymieniał sytuację i okoliczności jako jedne z kluczowych elementów do uwzględnienia w czasie przygotowania wystąpienia publicznego. Od tego zatem, kto zasiądzie na widowni, uzależnione będą następne części naszego przygotowania. O ile wydaje się to zrozumiałe i oczywiste to często zdarza się o tym zapomnieć i przez to możemy stworzyć wrażenie niedopasowania wypowiedzi do naszych słuchaczy.
Weźmy za przykład prezentację nowego smartfona naszej firmy. Mówiąc o nim do potencjalnych inwestorów w znacznie mniejszym stopniu będziemy zwracać uwagę na najdrobniejsze funkcje naszego urządzenia. Takich odbiorców najbardziej interesować będą kwestie biznesowe takie jak np. stopa zwrotu inwestycji. Jeżeli jednak ten sam telefon zaprezentujemy potencjalnym klientom, to zwrócenie uwagi na drobne funkcjonalności pozwoli wyróżnić nasze urządzenie na tle konkurencji. W przypadku, kiedy zrobilibyśmy dokładnie na odwrót, to klienci uznaliby nas za nudnego biznesmena, a inwestorzy za człowieka na nieodpowiednim stanowisku. Poznanie odbiorców staje się przez to fundamentem tego wszystkiego, o czym będziemy mówić.
Co przygotować na wystąpienia publiczne?
Skoro już poznaliśmy naszych słuchaczy, to warto przejść do właściwej części przygotowania. Najważniejszą rzeczą, którą możemy zrobić w tej kwestii, jest dopracowanie naszej merytoryki. Oznacza to konieczność zebrania jak największej ilości informacji o tym, o czym będziemy mówić. Oprócz oczywistych faktów być może są jakieś ciekawostki, które mogłyby być interesującym nawiązaniem. Może data prezentacji pokrywa się z jakąś rocznicą, która ładnie zgra się z tym, o czym akurat mówimy. Możliwości są nieograniczone.
Należy jednak pamiętać, że są to tylko ozdobniki, a najważniejsze wciąż pozostaje to, co chcemy przekazać widowni. Przygotuj zatem wszystkie, nawet najdrobniejsze, informacje o swoim temacie i postaraj się je jakoś zorganizować. I nie, nie mówimy tutaj o wyuczeniu się wszystkiego na pamięć jak w szkole, czy przygotowywaniu 15 stron notatek. Oczywiście każdy ma swój własny styl i jeśli on działa to nie zawsze musimy zmuszać się do jego zmiany. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest jednak prosta, punktowa forma notatek. Dzięki temu zarówno zapiszemy sobie plan naszego wystąpienia, ale także nie przytłoczymy się nadmiarem informacji, który może wprowadzić chaos.
W przypadku kiedy nasze wystąpienie zakłada przygotowanie prezentacji, nie róbmy jej na ostatnią chwilę. Dobra prezentacja nie powinna zawierać zbyt wiele treści, dobrze natomiast jeśli przedstawia ciekawe ilustracje, infografiki – coś, co przyciągnie wzrok widowni, ale nie odciągnie uwagi słuchaczy od tego, co mówimy. Pamiętajmy, że prezentacja jest bardziej pomocą dla prowadzącego, ponieważ wyznacza agendę wystąpienia i “nakazuje” jego przebieg pokazując to, co w danej chwili należy omówić. Prezentacja powinna być spójna graficznie, estetyczna i niezbyt długa. Warto pokazać ją wcześniej zaufanym osobom, aby sprawdzić ich wrażenia z przygotowanego materiału.
Jeśli mamy taką możliwość, dobrą praktyką jest także przećwiczenie swojego przemówienia. Nie musi ono oczywiście przebiegać kropka w kropkę według scenariusza. Ważne jest natomiast, aby czuć się swobodnie z tym, co mamy do powiedzenia. Dzięki temu poczujemy się pewni siebie, a to właśnie to jest kluczem do profesjonalnego wystąpienia publicznego.
Jak się ubrać na wystąpienia publiczne?
Odpowiedź na pytanie o ubiór jest natomiast prosta – wygodnie. Potwierdzają to słowa jednego z najbardziej rozpoznawanych australijskich mówców Jeremy’ego Donovana: “Absolutnie najważniejszy warunek doboru stroju, który zapewni Ci sukces na scenie, polega na tym, by był on po prostu wygodny.” Nawet najlepsza stylizacja, czy najdroższy garnitur nie da nam nic, jeżeli będzie on nam przeszkadzać w poruszaniu się po scenie. Oczywiście nie oznacza to że, przed publikę wychodzimy w dresach i dziurawym swetrze. Jak na samym początku tego artykuły zaznaczyliśmy, najważniejsza jest znajomość słuchaczy.
Oznacza to, że inaczej ubierzemy się na prezentację przed inwestorami, a inaczej na spotkanie z osobami z tego samego działu. Jeśli chcielibyśmy na tym polu doszukiwać się reguł, którymi warto podążać to dobrze jako domyślny przyjąć styl smart casual. Pozwoli on na zachowanie swobody ruchu, a jednocześnie zadba o to, abyśmy wyglądali schludnie i elegancko. Oczywiście, jak od każdej reguły, tak i od tej nie bójmy się robić drobnych wyjątków.
Sprzęt
Ostatnią rzeczą, którą powinniśmy zająć się przed wystąpieniem są kwestie techniczne. Istnieją pewne praktyki, które pozwolą nam zminimalizować ryzyko ewentualnych problemów technicznych i dzięki temu poprawić nasz własny komfort. Mowa tutaj zarówno o zadbaniu o własne wyposażenie (nie zawsze powinniśmy zakładać, że dane miejsce posiada wszystkie przejściówki i inne pomoce), jak i sprawdzeniu osprzętu dostępnego na miejscu. Jeżeli zatem chcemy używać wskaźnika laserowego, albo podkładki pod notatki, to zaopatrzmy się w takie rzeczy przed wystąpieniem. Jeśli mowa o sprzęcie dostępnym na miejscu to warto go dokładnie sprawdzić.
Oznacza to zarówno wcześniejsze odtworzenie prezentacji, aby sprawdzić czy poprawnie się wyświetla, jak i przetestowanie oświetlenia czy mikrofonów. Dzięki temu wiedzieć będziemy, czy w którymś miejscu sceny nie występuje ryzyko zaplątania się w kabel lub jakiś fragment jest zbyt słabo doświetlony. Problemów technicznych oczywiście nie zawsze da się uniknąć i trzeba być tego świadomym. Jednak sprawdzenie sprzętu da nam bardzo potrzebny komfort psychiczny i zapewni, że ewentualne problemy będą w pełni niezależne od nas.
Kiedy już wyjdziemy
Wszystkie wcześniejsze przygotowania prowadzą do tego momentu. Zapadła cisza, a światła reflektorów wskazują miejsce, w którym się znajdujesz. W tym momencie najważniejsze stają się dwie rzeczy: spokój i pewność siebie. Jeśli odpowiednio się przygotowaliśmy i przećwiczyliśmy swoje wystąpienie, to nie mamy się czego obawiać. Tak naprawdę przekazanie wszystkiego, co przyszykowaliśmy powinno w pełni wystarczyć, abyśmy wypadli poprawnie. Jednak poza tym, co chcemy powiedzieć pozostaje też kwestia, jak się zachowamy podczas wypowiedzi. Reguła Mehrabiana mówi, że w aż 55% za jakość naszego wystąpienia odpowiada komunikacja niewerbalna. Jak zatem wypaść dobrze na tym polu?
Wystąpienia publiczne: komunikacja niewerbalna
Zacznijmy od rąk. Najlepiej znaleźć dla nich pozycję, w której czują się swobodnie, a jednocześnie nie wiszą luźno wzdłuż ciała lub nie są mocno zaciśnięte na piersi. Można położyć jedną dłoń płasko, a drugą na niej. Całość tego ułożenia utrzymujemy w okolicach brzucha przy zgiętych łokciach. Dzięki temu wyglądamy bardziej profesjonalnie, jak również tworzymy dla siebie bezpieczną pozycję powrotną z gestykulacji.
A skoro o gestykulacji mowa to należy wspomnieć, że gestykulowanie również jest wskazane. Jedyne o czym wypada pamiętać to, aby nie przesadzać z ekspresywnością. Wyszliśmy na scenę aby coś powiedzieć, a nie odwracać uwagę publiczności.
Istotne jest także zachowanie kontaktu wzrokowego z widownią. O ile wydaje się to momentami trudne do zrobienia, to jest na to pewien prosty trick. Polega on na podzieleniu publiczności na trzy “sektory”, w których wyszukujemy po jednej charakterystycznej osobie. Następnie podczas wystąpienia co jakiś czas skupiamy wzrok na jednej z tych osób. Ponieważ od publiki dzieli nas pewna odległość, to wywołamy wrażenie, jakbyśmy patrzyli się na większą grupę z danej cząstki. Dzięki temu publika będzie mogła poczuć, że nawiązaliśmy kontakt z każdym chociaż na chwilę.
Te rady wydają się proste, ale prawda jest jednak taka, że to właśnie detale i przywiązanie do szczegółów pozwalają odróżnić profesjonalistę od początkującego.
Na co jeszcze zwrócić uwagę podczas wystąpień publicznych?
Na sam koniec warto wspomnieć o dwóch rzeczach, na które dodatkowo powinniśmy zwrócić uwagę. Pierwszą z nich są tematy kontrowersyjne. Mowa tutaj zarówno kwestiach spornych, jak i o niepoprawnych żartach. O ile omijanie problemów światopoglądowych wydaje się być oczywiste, tak często zapominamy o naszym poczuciu humoru. Warto przemyśleć każdy żart zanim zostanie wypowiedziany. Możliwe, że dowcip, który wydawał nam się niewinny, może kogoś urazić. A ostatnią rzeczą, którą chcielibyśmy uczynić to obrażenie lub zgorszenie publiki. Dlatego zastanówmy się dwa razy zanim zanim użyjemy humoru do ubarwienia naszego wystąpienia.
Drugą kwestią są wszelkie potknięcia. Wiele osób, zwłaszcza początkujących, stara się przepraszać za wszelkie niedociągnięciu lub jakoś je nadrabiać. Warto jednak zaznaczyć, że jeżeli jest to drobiazg to nie powinniśmy zwracać na niego zbyt dużej uwagi. Każdy z nas się myli, a jeżeli mówimy zdecydowanie i pewnie to prawdopodobnie nikt tego nawet nie zauważy. No chyba, że sami zwrócimy na to uwagę. Oczywiście mowa tutaj o drobnych błędach, które nie wpływają znacząco na treść naszego wystąpienia. Jeśli jednak błąd jest znaczący to powinniśmy go szybko skorygować – chodzi nam przecież o precyzyjne przekazanie wszystkiego, co przygotowaliśmy.
Podsumowanie
Nie ma jednego, złotego przepisu na dobre wystąpienie publiczne. Warto jednak zdobywać doświadczenie systematycznie – wtedy proces ten można znacznie usprawnić. W tej dziedzinie dobrze też zaufać osobom doświadczonym, aby zaoszczędzić zarówno swój czas, jak i potencjalne wpadki wizerunkowe. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o naszych usługach, skontaktuj się! Wiemy, że zależy Ci na pierwszym wrażeniu i chcemy pomóc Ci sprawić, że będzie ono wyjątkowe.