Organizacja eventów, które potrafią zapisać się w pamięci na dłużej wcale nie jest taka prosta. A zwłaszcza przygotowanie eventów społecznych, angażujących grupy skupione wokół ważnych celów oraz inicjatyw. Jeśli jednak odpowiednio zgramy w całość wszystkie elementy, dodamy do tego odrobinę kreatywności, szczyptę koordynacji i planowania – z takiej mieszanki powinien wyjść event społeczny, o którym będzie naprawdę głośno!
Po pierwsze – ustal harmonogram działań
Zapisanie wszystkich punktów w harmonogramie pozwala na lepsze rozplanowanie poszczególnych działań w czasie. Jeśli np. potrzebujemy cateringu, to odpowiednio wcześniej należy ustalić menu, jeśli chcemy, aby wystąpił kabaret – skontaktować się z managerem i zapytać, czy artyści mają wolny termin. W harmonogramie trzeba oczywiście uwzględnić też takie elementy jak rezerwacja odpowiedniego miejsca, potrzebnych sprzętów czy dekoracji. W kalendarzu powinien znaleźć się także plan komunikacyjny, czyli konkretne terminy, w których będziemy informować o zbliżającym się wydarzeniu np. poprzez kanały w social mediach.
Po drugie – ustal budżet
Kiedy mamy już harmonogram, znacznie łatwiej jest podsumować kwestie finansowe, ponieważ od razu widzimy, jaki budżet będzie nam potrzebny, aby zrealizować plan. Jeśli okaże się, że nie mamy tyle środków, będzie to najlepszy moment, aby strategię zmodyfikować i nanieść poprawki do harmonogramu. Budżet powinien uwzględniać przede wszystkim: wynagrodzenie osób prowadzących event, wynajęcie sali lub powierzchni w plenerze, opłaty za sprzęt np. nagłośnienie, materiały promocyjne i komunikacyjne, gadżety, poczęstunek, dekoracje.
Po trzecie – poproś o patronaty
W eventy społeczne chętnie angażuje się wiele uznanych instytucji, a ich wsparcie znacznie podnosi rangę samego wydarzenia. Warto pamiętać, że przyznanie patronatu może potrwać, ponieważ najczęściej wiąże się z wypełnieniem odpowiednich dokumentów oraz oczekiwaniem na decyzję konkretnych organów. Dlatego, o patronaty należy starać się już na początku przygotowywania eventów. Ważna kwestia to także odpowiednia ekspozycja loga instytucji, która przyznała patronat, a także akceptowanie przez nią materiałów dotyczących wydarzenia – wszystko musi odbywać się zgodnie z ustalonymi zasadami.
Po czwarte – promocja
Jeśli mamy już ustalone kwestie takie jak data, godzina i miejsce wydarzenia, wiemy co będzie działo się na evencie, kto wystąpi i jakie będą atrakcje – czas na promocję. Oczywiście, najczęściej na event przychodzi społeczność zaangażowana w daną działalność, ale organizatorom powinno zależeć na tym, aby jak najwięcej osób i dziennikarzy dowiedziało się o akcji. Do mediów warto znacznie wcześniej przesłać zaproszenie do udziału w wydarzeniu, żeby redakcje miały czas na wyznaczenie konkretnych reporterów, którzy mogą przyjść na event. Na bieżąco należy też informować zainteresowane osoby o zbliżającej się akcji np. poprzez ujawnianie w mediach społecznościowych kolejnych atrakcji. Form promocji może być jeszcze wiele np. reklamy w mediach tradycyjnych, plakaty, gadżety.
Po piąte – logistyka
Musimy zadbać o to, aby wszyscy uczestnicy wydarzenia mogli na nie dotrzeć bez żadnych problemów i czuli się dobrze już podczas trwania eventu. Jest to szczególnie ważne w przypadku osób niepełnosprawnych, o ograniczonej sprawności ruchowej. Trzeba więc przygotować miejsca parkingowe, strefy przeznaczone do odpoczynku, wodę i poczęstunek dla uczestników, zapewnić obecność osób koordynujących wydarzenie i udzielających informacji oraz ewentualnej pomocy.
Po szóste – materiały dla uczestników
Dobrą praktyką jest przygotowanie zestawu materiałów, który powinien otrzymać każdy uczestnik wydarzenia. W takiej “paczce” może znaleźć się np. cel i agenda eventu, informacja o prelegentach, materiały promocyjne oraz kontakty do osób, które zajmują się udzielaniem informacji.
Po siódme – już po wydarzeniu
Pamiętaj o relacji z eventu w mediach społecznościowych oraz o podziękowaniu dziennikarzom, którzy pojawili się na wydarzeniu. Warto przesłać komunikat prasowy z krótką relacją również do innych redakcji – być może ktoś nie mógł przyjść, ale chętnie opublikuje materiał.
Jednym z takich eventów był organizowany przez nas przejazd osób niepełnosprawnych podczas Tour de Pologne. O sukcesie tego eventu pisaliśmy tutaj.
Masz pytania lub chcesz zlecić organizację eventu społecznego? Napisz do nas!