Sezon wideokonferencyjny trwa w najlepsze. I choć dla wielu z nas spotkania przez szklany ekran to już niemal codzienność, nadal nie potrafimy unikać sytuacji, kiedy uwaga rozmówców jest skierowana na elementy, które niepotrzebnie ją rozpraszają.
A my chcielibyśmy przecież, żeby wszyscy nas słuchali, byli zainteresowani tym, co mówimy i wynieśli ze spotkania jak najwięcej. Co może nam w tym przeszkodzić? Przedstawiamy największe wideokonferencyjne wpadki.
Nieodpowiednie oświetlenie twarzy
Zbyt ciemny pokój lub wręcz przeciwnie – zbyt jasne światło przedostające się przez okno mogą sprawić, że nasza twarz będzie wydawała się nienaturalna – blada albo zbyt opalona. Może to wyglądać dziwnie, a szczególnie dla rozmówców, z którymi spotykaliśmy się wcześniej “twarzą w twarz”. Odpowiednie oświetlenie twarzy jest też wyjątkowo istotne dla osób noszących okulary. W zbyt ciemnym pokoju monitor będzie odbijał się w szkłach, co może wywołać wrażenie “laserów w oczach” 🙂
Nasza rada: planujmy spotkania w ciągu dnia, a jeśli to niemożliwe – zadbajmy o w miarę neutralne światło. Przed wideokonferencją warto zrobić test ze znajomym i podpytać go, czy odpowiednio prezentujemy się na ekranie jego komputera.
źródłoNieodpowiedni kadr
Właściwe ustawienie obiektywu to podstawa. Jeśli będzie on skierowany zbyt nisko, to rozmówcy zobaczą naszą dolną część nosa i podbródek, z kolei zbyt wysoko – czoło i przedziałek na głowie. Kolejnym aspektem jest takie ustawienie kamery, aby niemal cały kadr był wypełniony naszą twarzą – nie powinno zostać zbyt wiele wolnego miejsca powyżej naszej buzi lub po jej bokach. Widzowie mają skupiać się przecież na tym, co mamy do przekazania, a nie na obrazie wiszącym na ścianie, czy roślinie stojącej na biurku.
Nasza rada: obiektyw powinien być ustawiony w okolicach linii wzroku lub nieco powyżej. Dzięki takiemu zabiegowi, rozmówcy będą patrzeć nam w oczy, co przełoży się na budowanie partnerskiej relacji i przyciągnięcie uwagi.
źródłoElementy utrudniające przekaz tzw. przeszkadzacze
Mamy tu na myśli wszelkie dźwięki z wewnątrz domu (np. szumiące grzejniki), hałasy dobiegające z zewnątrz budynku (koszenie trawy), zbyt słaby zasięg Internetu, wpływający na jakość połączenia lub dziwnie brzmiące echo. Oczywiście nie na wszystkie z nich mamy wpływ (np. remont za ścianą), ale wiele z tych przeszkadzaczy możemy wyeliminować, jeśli odpowiednio wcześniej przygotujemy się do rozmowy.
Nasza rada: spróbujmy porozmawiać w każdym z pokoi dostępnych w mieszkaniu lub domu, tak aby wybrać pomieszczenie najcichsze. Zaplanujmy również spotkanie w takich godzinach, żeby nie zaskoczyła nas np. wizyta kuriera.
Obraz za mgłą, czyli brudna kamerka
Nawet najlepsze ustawienie kadru nie pomoże, jeśli wcześniej zapomnimy o wyczyszczeniu kamerki. Przed widekonferencją powinniśmy przetrzeć ją ściereczką z mikrofibry lub bawełny. W ten sposób usuniemy resztki kurczu, odciski palców oraz inne zabrudzenia.
Nasza rada: możemy skorzystać ze specjalnych środków, dedykowanych do czyszczenia komputerów.
źródłoRozpraszające tło
To, co dzieje się wokół nas ma ogromny wpływ na odbiór przekazu przez rozmówców. Zbyt jaskrawe barwy otoczenia, “krzykliwe” obrazy na ścianie, czy też telewizor mrugający gdzieś w oddali skutecznie odciągną uwagę rozmówców od naszej przemowy. Zadbajmy o to, żeby tło było neutralne – ściana w jednolitym kolorze, najlepiej w odcieniach białego, beżu lub niebieskiego. Istotny jest również nasz ubiór – jeśli ściana będzie biała, wybierzmy bluzkę w ciemniejszym kolorze, żeby po prostu “nie zlać się” z tłem. Warto założyć ubrania dobrze kontrastujące, ale też w jednolitych kolorach, najlepiej nie sięgajmy więc po koszulę w kratę.
Nasza rada: jeśli mamy taką możliwość, zadbajmy o tło pasujące tematycznie do naszego spotkania. Przykładowo, jeśli spotkanie dotyczy oferty naszej firmy, tłem może być delikatnie zaakcentowane logo.
źródłoBrak interakcji z rozmówcami/słuchaczami
Jeżeli założenie wideokonferencji jest takie, że ma to być nie tylko monolog poszczególnych osób, a webinar – wtedy trzeba mieć na uwadze zaangażowanie słuchaczy. Nawet najciekawsze wystąpienie, najbardziej wyczekiwana prezentacja czy przełomowe badania mogą być ciężkie w odbiorze, jeśli nie towarzyszy im umiejętna interakcja z innymi uczestnikami spotkania.
Nasza rada: wcześniej przygotujmy sobie pytania, które możemy zadawać słuchaczom, dobrym rozwiązaniem będzie również opowiedzenie ciekawych anegdotek, opisanie case study lub poproszenie o wypowiedzi innych ekspertów. To zdecydowanie uatrakcyjni webinar.
źródło
Brak wcześniejszych testów
Wcześniejszy test powinien być stałym elementem każdego wystąpienia online. Sprawdzenie ustawienia kamery, kadru, wybranie pomieszczenia, wyeliminowanie przeszkadzaczy i… możemy zaczynać! Sprawdźmy, jak się prezentujemy, jak brzmi nasz głos, czy połączenie internetowe jest wystarczające. Przetestujmy również system, z którego będziemy korzystać – czy wiemy jak napisać na czacie, dodać dokument czy też udostępnić swój ekran dla pozostałych rozmówców? Jeśli tak, przygotujmy jeszcze agendę całego wystąpienia – to zdecydowanie pozwoli uniknąć późniejszych stresów.
Nasza rada: test powinniśmy wykonać bez względu na nasze wcześniejsze doświadczenie, czy znajomość tematu. Zawsze może znaleźć się aspekt, który może nas niepotrzebnie zaskoczyć.
źródło
Mamy nadzieję, że przedstawione przez nas elementy pomogą uniknąć błędów podczas wideokonferencji. Wiadomo, że trudności zdarzają się najlepszym, ale z taką wiedzą będzie zdecydowanie łatwiej ich uniknąć 🙂