Przymus pracy zdalnej dla wielu z nas sprawił, że wszelkie kontakty z Klientem musieliśmy przenieść do online’u. Przyzwyczailiśmy się wszyscy do spotkań na żywo i wiemy, jak podczas nich zaprezentować się, aby dobrze wypaść. Czy jednak wszyscy posiadamy wiedzę, co zrobić, by równie dobrze zaprezentować się podczas spotkania online? Czy zwracamy uwagę na wszystkie rzeczy, które mają znaczenie i dzięki którym rozmówca może skupić się na tym, co podczas tej rozmowy chcemy przekazać? Przeczytajcie nasz tekst po to, by stać się mistrzem spotkań online! Wtedy telekonferencja nie będzie miała przed Wami żadnych tajemnic.
Przed transmisją, lekcją czy wystąpieniem powinniśmy zwrócić uwagę na kilka stałych elementów, które mogą zaważyć na tym, czy spotkanie zostanie ocenione jako udane i profesjonalne. Inspiracją do powstania tego tekstu było wideo opublikowane na kanale YouTube Tomasza Kammela, pod tytułem „Jak nie popsuć telekonferencji”.
Szeroko pojęta estetyka
Piszemy „szeroko pojęta” bo tak naprawdę w tym jednym słowie może mieścić się wiele różnych aspektów. Na wszystkie z nich trzeba zwrócić uwagę przed rozpoczęciem transmisji online.
Na pierwszym miejscu stoimy my – dyskretny makijaż, schludny wygląd.
Dużą uwagę należy zwrócić na to, by nasza twarz się nie świeciła i nie rozpraszała naszych rozmówców. Warto zaopatrzyć się w chusteczki, którymi można odsączyć nadmiar sebum, ewentualnie przypudrować lekko newralgiczne okolice matującym pudrem. Nie chcemy przecież wyglądać, jak odbijające światło lusterko, które razi w oczy, kiedy się na nie patrzy.
Kolejnym ważnym punktem jest odpowiednie ustawienie obiektywu. Ustawiony zbyt nisko sprawi, że oglądający nas rozmówcy będą widzieć nasz drugi podbródek, zbyt wysoko zaś – nasze czoło i włosy. Obiektyw kamery czy telefonu powinien stać mniej więcej lekko powyżej linii wzroku. Da to wrażenie patrzenia sobie w oczy i prowadzenia partnerskiej dyskusji. Patrzenie sobie w oczy budzi także zaufanie, sprawiamy wtedy wrażenie bycia szczerym. Nie trzeba od razu kupować specjalnych statywów. Wystarczy kilka książek czy postawienie pudełka po butach, aby kamera znalazła się lekko powyżej linii wzroku.
Niezwykle ważną częścią estetyki obrazu jest czystość samego obiektywu. Zaraz przed ustawieniem naszej kamery do nagrania powinniśmy przetrzeć ją ściereczką z mikrofibry bądź bawełnianą szmatką. Wszystko po to, aby pozbyć się odcisków palców, resztek kurzu, czy innych zabrudzeń.
Światło, jest niesłychanie ważne w tego typu spotkaniach. Jeżeli mamy taką możliwość – w dzień możemy posiłkować się światłem słonecznym. W nocy zaś nasz wizerunek doświetlić może jasna strona internetowa bądź biała tapeta ustawiona na pulpicie monitora naszego komputera.
Tło
To, co dzieje się za naszymi plecami jest bardzo ważne podczas spotkań online. Przede wszystkim chodzi o to, by tło nie rozpraszało naszego rozmówcy, a całą swoją uwagę skupił on na nas, a nie włączonym telewizorze czy mrugającej lampce nocnej. Dobrym pomysłem jest zorganizowanie tła, które jest zgodne z charakterem rozmowy. Książki czy „branżowe” otoczenie daje dowód na to, że ciągle otaczamy się tematem, w którym jesteśmy specjalistami. Nie każdy jednak może sobie na to pozwolić. Jednym z najbardziej neutralnych teł jest biała (bądź jasna) ściana. Bardzo ważnym aspektem jest też sam ubiór. Jeżeli nasze tło stanowi biała ściana, zakładanie białej bluzki nie jest dobrym pomysłem. To samo dotyczy się ciemnych kolorów – jeżeli mamy czarną ścianę i założymy czarną bluzkę będziemy sprawiać wrażenie, jakby nasza głowa lewitowała w powietrzu. To może znacząco wpłynąć na skupienie naszego rozmówcy! Warto zastanowić się nad dobrze kontrastującymi, ale jednak jednolitymi kolorystycznie ubraniami. Na przykład czerwony sweter będzie dobrze wyglądał na jasnym tle, a jednocześnie przyciągał i skupiał uwagę rozmówcy właśnie na nas.
Wyeliminowanie przeszkadzaczy
Punkt ten łączy się nieco z poprzednim – nie chodzi jednak tylko o samo tło naszej transmisji. Przedzkadzaczami mogą być także wszystkie niezaplanowane dźwięki w domu, nieprzyjemne echo, niezapowiedziana wizyta kuriera (dzwonek do drzwi), krzyki dzieci, które słychać, kiedy siedzimy przy otwartym oknie, bądź wibracje niespodziewanego połączenia telefonicznego.. Starajmy się zaplanować transmisję w takim czasie, aby mieć pewność, że ominiemy przynajmniej o większości rzeczy i wydarzeń, które mogą nam zakłócić połączenie. Oczywiście nie ma co wpadać w panikę – jeżeli w naszym kadrze nieoczekiwanie pojawi się nasze dziecko – trudno. Jesteśmy tylko ludźmi i czasem zdarzają się sytuację nad którymi nie mamy zbyt dużej kontroli. Warto jednak zachować zimną krew i jak najszybciej poradzić sobie z tą sytuacją.
Gdy już przemyślimy wszystkie powyższe aspekty i wydaje nam się, że podczas transmisji live nic nie może nas zaskoczyć przychodzi czas na test! Warto przed pierwszym wystąpieniem przetestować połączenie, sprawdzić jak wyglądamy w obiektywie, czy światło i kadr są odpowiednie, a obiektyw dobrze wyczyszczony. Czy głos z naszego mikrofonu nie brzmi tak, jak byśmy właśnie kąpali się w wannie i nadawali spod wody. Niektórzy początkowo mogą przeżywać stres, jeżeli wcześniej nie mieli okazji brać udziału w tego typu spotkaniach, dlatego warto powiedzieć kilka słów, nawet do samego siebie, aby oswoić się z nową sytuacją i podczas rozmowy czuć się już w pełni swobodnie.
Przygotuj się!
Jeżeli jesteśmy już przy testach, warto dobrze przyswoić oprogramowanie, z którego będziemy korzystać, aby na wizji nie szukać możliwości udostępnienia ekranu, zastanawiać się jak przesłać naszemu rozmówcy plik, czy link.
Bardzo ważne jest także przygotowanie merytoryczne! O ile zakładam, że jesteśmy ekspertami w dziedzinie, o której rozmawiamy, to chodzi o to by całe spotkanie przebiegało w dobrym tempie, było dynamiczne i niepotrzebnie się nie przedłużało. Aby to osiągnąć warto przygotować sobie wcześniej agendę poruszanych tematów i przedstawić je na początku spotkania, bądź wysłać wcześniej naszemu rozmówcy. Dzięki temu unikniemy zarówno dłuższych przerw, jak również będziemy mieć pewność, że nic nie zostało pominięte.
Jeżeli nasze wystąpienie online nie jest spotkaniem, a webinarem warto pamiętać także o zaangażowaniu słuchaczy. Nawet najbardziej ciekawe treści mogą być ciężkie do przyswojenia, kiedy publiczność musi tylko słuchać. Zadawanie pytań, zamykanie pewnych bloków podsumowaniem i odpowiedzią na coś co zostało zgłoszone jako trudne, bądź niejasne sprawi, że nasze wystąpienie będzie ciekawe i satysfakcjonujące, a widzowie będą mieć poczucie, że także biorą w nim udział i mają wpływ na to, o czym mówimy.
A na sam koniec wszystkim, których ostatnio każdy dzień wypełniony jest po brzegi nieustannymi callami, webinarami i spotkaniami online, na rozluźnienie mamy konferencyjne bingo! Które z tych sytuacje znacie z praktyki? 🙂
