Kto z nas nie lubi dostawać prezentów? Chyba nie znamy takiej osoby :). Upominek zazwyczaj wywołuje na twarzy uśmiech i sprawia, że o osobie, która go podarowała, myśli się cieplej. Szczególnie, jeśli prezent jest spersonalizowany i w jakiś sposób związany z zainteresowaniami adresata. Dlatego, wysyłka kreatywna to koncepcja coraz częściej wykorzystywana w naszej pracy.
Taka forma kontaktu z dziennikarzem, zawierająca ciekawe materiały może być świetnym sposobem na zwrócenie uwagi redakcji na konkretny temat. Zorganizowanie wysyłki kreatywnej, której zawartość zapadnie dziennikarzom w pamięć do prostych jednak nie należy. Jak przygotować akcję, która nas wyróżni? Zapraszamy do naszego krótkiego przewodnika.
Informacja prasowa to już za mało
Postawmy się na miejscu dziennikarzy, których skrzynki mailowe pękają w szwach, a redakcyjne telefony są rozgrzane do granic możliwości. Przyznasz pewnie, że w takiej sytuacji kolejny nadesłany mail nie spowodowałby u Ciebie szybszego bicia serca. W końcu wielu firmom i instytucjom zależy na tym, żeby to właśnie ich temat podjęła redakcja, dlatego wysłanie wiadomości, nawet z najbardziej clickbait’owym tytułem może nie wystarczyć. Jak zatem sprawić, aby spośród informacji prasowych docierających do dziennikarzy z różnych źródeł, to właśnie Twoja szczególnie ich zainteresowała?
Zwykły dzień, a tu nagle… niespodzianka!
Dziennikarze na pewno poczują się wyróżnieni, jeśli od czasu do czasu pokażemy, że o nich pamiętamy i zaskoczymy ich oryginalnym upominkiem. W relacji z mediami nie można zapominać przecież o tym, że kreatywność zawsze jest w cenie! Wysyłka będzie więc świetnym sposobem na zwrócenie uwagi na temat, na którym zależy klientowi. Premiera nowego produktu, życzenia świąteczne, zaproszenie na ważne wydarzenie, a może urodziny dziennikarza? Każda okazja jest dobra, żeby przesłać miły drobiazg!
Wysyłka kreatywna – przygotowanie
Dobrze przeprowadzona wysyłka kreatywna to taka, która jest dobrze zaplanowana! Można mieć świetny pomysł na upominki oraz całą akcję, ale nieodpowiednie jej zaplanowanie, może okazać się zmarnowaniem potencjału, czasu oraz pieniędzy (także Twojego klienta). Aby tak się nie stało, przedstawiamy kilka punktów, które pomogą Ci odpowiednio przygotować się do akcji kreatywnej.
Harmonogram
Tak jak każdy projekt, również wysyłka kreatywna wymaga odpowiedniego zaplanowania harmonogramu. Dzięki temu jesteśmy w stanie określić ile zajmą nam przygotowania na każdym etapie i co musi być wykonane, żeby szykowana akcja zakończyła się sukcesem.
W harmonogramie uwzględnij:
- zakupy oraz termin otrzymania niezbędnych rzeczy od klienta,
- pakowanie paczek oraz przygotowanie ich do wysyłki,
- zebranie listy dziennikarzy, do których ma trafić upominek,
- data odbioru paczek przez kuriera – w przypadku wysyłki – lub kalendarz spotkań z dziennikarzami – w sytuacji, gdy chcesz wręczyć upominki osobiście,
- rozesłanie dziennikarzom informacji dotyczącej przeprowadzanej akcji,
- kontakt z dziennikarzami.
Lista rzeczy niezbędnych do wysyłki
Ustal z klientem co jest niezbędne do przeprowadzenia Waszej akcji i poproś go o dostarczenie produktów do Ciebie w określonym czasie. Zastanów się nad opakowaniem i czego będziesz dodatkowo potrzebować, aby dołączyć wraz z produktem.
Lista dziennikarzy
Bardzo istotne jest, aby wysyłkę skierować do osób, które faktycznie mogą się nią zainteresować. Dobrze jest zatem zrobić dobry research o dziennikarzach, ich zainteresowaniach oraz tematach, które chętnie podejmują. Dzięki temu zyskasz większą pewność, że upominek nie tylko sprawi radość, ale też zwróci uwagę.
Gdy lista będzie gotowa, postaraj się zdobyć adresy mailowe lub telefony do wybranych osób i poinformuj je, że mogą się spodziewać przesyłki od Ciebie. W końcu może okazać się, że dziennikarz przebywa obecnie na urlopie, zwolnieniu lekarskim lub nie jest już związany z daną redakcją. Warto zatem wcześniej potwierdzić wszystkie informacje.
Wysyłka lub osobiste dostarczenie upominków
Wysyłkę kreatywną można przeprowadzić na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest przesyłka pocztowa lub kurierska. Drugi to osobiste wręczenie upominku.
W przypadku wysyłki pocztowej lub kurierskiej, dokładnie zaplanuj odbiór lub nadanie paczki. Wybierz kuriera, ustal czas odbioru i już! 🙂 Pamiętaj tylko, aby upewnić się, że paczki zostały odpowiednio zaadresowane i że każda z nich trafi do odpowiedniego odbiorcy.
Jeśli chcesz wręczyć upominek osobiście, skontaktuj się najpierw z dziennikarzem i sprawdź czy będzie danego dnia dostępny w redakcji.
Niezależnie od tego, który sposób wybierzesz, nie zapomnij dołączyć do paczki informacji od kogo jest prezent (nazwa firmy Twojego Klienta) oraz Twoich danych do kontaktu.
Wysyłka materiałów dotyczących akcji
Gdy Twoje upominki znajdą się już na biurkach dziennikarzy, roześlij do nich materiały z wyjaśnieniem całej akcji. Stwórz informację prasową, w której zawrzesz najważniejszą treść, jaką chcesz przekazać oraz przedstaw swojego klienta i jego produkt.
Kontakt z dziennikarzami w sprawie publikacji
Ostatni etap to czekanie na publikacje. Pozostań w kontakcie z dziennikarzami, dowiedz się którzy z nich zainteresowali się tematyką i dopytaj, czy potrzebują więcej informacji od Ciebie lub Twojego klienta.
Mamy nadzieję, że kilka naszych porad pomoże Ci organizować tylko udane wysyłki kreatywne, dzięki którym wokół Twojego klienta powstanie prawdziwy szum medialny :).